Cau Coklat punya ratusan titik penjualan di seluruh Indonesia, tapi belum ada satu sistem yang bisa membacanya secara real time. Dokumen ini merangkum hasil diskusi antara Bli Surya dan tim digital menjadi satu peta utuh, mulai dari empat masalah inti, konteks seluruh keluarga bisnis, sampai ke peta website dan lapisan AI yang menyatukannya.
Ini bukan empat proyek terpisah. Ini empat gejala dari masalah yang sama, data yang ada tapi tidak terbaca secara real time. Tiap kartu di bawah memetakan kondisi sekarang, kasus nyata yang sudah terjadi, target sistemnya, dan siapa yang memegang area ini.
Belum ada sistem transparan untuk menentukan hak karyawan berdasarkan masa kerja dan pendidikan. Model UMK baru saja diterapkan, probation diberi 80% UMK sesuai lokasi, setelah lolos langsung UMK penuh. Masalahnya, karyawan dengan masa kerja panjang sempat berjalan tanpa UMK sebelum aturan ini berlaku.
Web atau app self service per karyawan dengan login sesuai peran. Staf biasa bisa lihat biodata, status kepegawaian, download slip gaji, ajukan cuti, dan ajukan kasbon, semua lewat HP. Bisa mulai dari web app dulu sebelum jadi aplikasi native. HR punya dashboard sendiri untuk menyetujui semua pengajuan itu.
Dua gudang biji kakao di utara dan selatan. Begitu biji masuk produksi, setiap ruangan pabrik otomatis jadi gudang baru, biji menjadi nibs, lalu powder, dan turunan lainnya. Total titik gudang termasuk konsinyasi bisa mencapai sekitar 200. Dari sekitar 700 SKU (jenis produk berbeda yang dihitung terpisah), manajer gudang menyampling 50 produk per hari secara bergilir, satu siklus penuh makan waktu sebulan, dan hasilnya tetap berbeda dari sistem.
Tracking per checkpoint, mulai dari gudang biji, lewat tiap tahap produksi, sampai gudang bahan baku lain seperti gula. Toko non konsinyasi bisa real time. Toko konsinyasi mengikuti siklus laporan di PKS (Perjanjian Kerja Sama) masing masing, umumnya tanggal 15 tiap bulan, jadi keputusan untuk jenis toko ini memang tidak bisa real time dan itu perlu disadari sejak awal, bukan dianggap kegagalan sistem.
Belum ada cara mengetahui produktivitas tiap aset yang dibeli, di mana posisinya, dan siapa yang sebenarnya bertanggung jawab memegangnya. Sebagian aset bahkan tidak tercatat di neraca karena langsung masuk sebagai biaya saat dibeli.
Kabar baiknya, data dan parameter aset sudah ada dan jelas, tersimpan di Excel. Pekerjaannya lebih ke memindahkan data itu ke dashboard, bukan merancang dari nol. Tiap aset diklasifikasi dalam delapan parameter dari kombinasi ada atau tidak ada di neraca, kondisi baik atau tidak baik, dan digunakan atau tidak digunakan. Barcode dan titik lokasi lewat koordinat menyusul di tahap berikutnya.
Laporan omzet masih ditarik manual satu per satu dari Jurnal, sehingga penyebab penurunan baru ketahuan jauh setelah kejadian. Produktivitas per orang marketing, per SPG, dan per toko dari ratusan titik yang ada juga belum bisa diukur.
Dashboard yang langsung menjawab pertanyaan sederhana, omzet sampai bulan ini berapa, dibanding tahun lalu naik atau turun, toko mana yang turun, dan barang apa yang turun. Lengkap dengan peta titik penjualan konsinyasi dan daftar produk paling laris sampai paling kurang laku di tiap toko, datanya diimpor admin dari database mitra konsinyasi. Untuk toko yang dikuasai langsung seperti DCB dan Cocoland bisa real time, toko konsinyasi tetap mengikuti siklus laporan PKS.
Melengkapi data omzet per toko di atas, lapisan ini mengukur efisiensi tiap channel penjualan digital. Data dari Shopee, TikTok, dan Meta, mulai dari biaya iklan, total omzet, ROI (perbandingan hasil dibanding biaya yang dikeluarkan), performa live, sampai data afiliator, diimpor admin ke satu dashboard berbasis web, sehingga eksekutif langsung tahu channel mana yang paling efisien.
Pola masalah yang sama ternyata berulang di seluruh keluarga bisnis. Bedanya cuma di model dan target pasar. Begitu sistem untuk Cau Coklat selesai, pola yang sama tinggal disesuaikan tampilan depannya untuk brand lain.
| Brand | Model Bisnis | Hook Utama | Target Pasar |
|---|---|---|---|
| Cau Coklat | Manufaktur dan distribusi B2B, hampir tanpa toko sendiri. Rencananya seluruh toko pindah ke DCB tahun depan. | Produk inti yang memasok tiga brand turunan | B2B nasional dan ekspor |
| Cocoland (CLB) | Toko oleh oleh dengan area aktivitas. Yang dijual duluan tokonya, baru bayar untuk aktivitas dan makan. Resto dikelola vendor dengan fee 20%. | Toko, makan jadi pelengkap | Rombongan sekolah dari Jawa, menengah ke bawah |
| DCB, Desa Coklat Bali | Edukasi premium dengan restoran dan toko berjalan bersamaan, resto dikelola sendiri. Yang dijual duluan aktivitasnya, baru restoran. | Aktivitas premium, resto jadi pelengkap | FIT atau individu, grup kecil, sekolah internasional |
| Caulicious | Toko ritel coklat artisan, fokus jualan di toko fisik. Online lewat Shopee, Grab, dan Gojek untuk pengiriman. Juga menjual dark chocolate dan butter Cau Coklat secara retail. | Retail artisan di toko, online jadi pelengkap | Konsumen ritel pencinta coklat artisan |
Tiap unit bisnis tetap punya website sendiri, datanya ditarik lewat API (jalur otomatis pertukaran data antar sistem) ke satu backoffice (ruang kerja dan data di belakang layar, beda dari front end yang dilihat publik) pusat di Caka Group. Dari situ baru terhubung ke tujuh modul kerja dan ke Claude untuk analisa lewat chat.
Modul CRM bukan soal koordinasi direksi, tapi database kontak seluruh pihak yang terhubung dengan Cau Chocolates, baik itu supplier, distributor, customer, maupun mitra lain. Modul Ekspor & Pabrik versi awal berupa form inquiry sederhana di cauchocolatesbali.com untuk calon buyer yang mau request sample atau factory visit, alat kerja yang lebih lengkap untuk tim pabrik menyusul di tahap berikutnya.
Tiga unit bisnis sudah punya domain sendiri, tapi front end dan backoffice-nya akan dibangun ulang total. Ditambah sistem booking dan pembayaran yang baru, serta backoffice Caka Group yang menyatukan semuanya.
Domain sudah ada, front end dan backoffice-nya dibangun ulang, konten dipindah dari website lama. Front end memuat form B2B dan ekspor, order sample dan factory visit. Backoffice berisi modul self service SDM, ditambah modul khusus tim pabrik dan tim ekspor.
Domain sudah ada, front end dan backoffice-nya dibangun ulang, konten dipindah dari website lama. Fitur utama yang ditambahkan adalah booking langsung dengan pembayaran terintegrasi.
Domain sudah ada, front end dan backoffice-nya dibangun ulang, konten dipindah dari website lama, lalu disambungkan ke sistem booking dan pembayaran di bawah.
Sistem booking langsung dengan referensi dari Tabanan Hub yang sudah pernah dibuat sebelumnya, tanpa konsep banyak merchant karena ini khusus untuk Caka Group sendiri. Terhubung ke Modul OTA Sync di backoffice, supaya availability selalu selaras dengan platform lain.
Pusat data dari seluruh unit bisnis, Cau Coklat, DCB, Cocoland, dan Caulicious. Dari sini data terhubung ke Claude, supaya tim cukup bertanya lewat chat untuk dapat jawaban langsung dari database.
Etalase digital untuk menggaet investor, menyajikan rekam jejak revenue, strategi pemasaran yang sudah berjalan, dan aset yang dimiliki Caka Group secara matang dan terstruktur, sehingga proses meyakinkan calon investor menjadi lebih efisien.
Backoffice Caka Group menjadi satu database lengkap dari seluruh aktivitas bisnis, mulai dari Cau Coklat, DCB, Cocoland, sampai Caulicious. Database ini yang akan diintegrasikan dengan Claude, sehingga tim dan direksi cukup bertanya lewat chat untuk dapat jawaban langsung dari data yang ada.
Menjawab pertanyaan langsung soal pelanggan, omzet, dan volume, langsung dari database Caka Group. Menyiapkan poin penting otomatis sebelum ketemu investor, dalam bentuk PDF, Google Doc, Excel, atau materi presentasi. Update otomatis masuk ke email. Untuk dashboard marketing, tim cukup input progress dan outcome di setiap rencana, sehingga Bli Surya bisa langsung tanya cara menaikkan angka, bukan lagi menanyakan laporan dari nol.
Pola serupa sudah diterapkan di AUM dalam skala lebih kecil, fokus ke data ROAS untuk menaikkan omzet. Ini jadi bukti konsep bahwa pendekatan yang sama bisa diperbesar untuk seluruh Caka Group, hanya saja kompleksitasnya jauh lebih tinggi karena melibatkan empat sampai lima perusahaan sekaligus.
Empat pertemuan berikut perlu dilakukan lebih dulu sebelum masuk ke tahap build, tanggal pastinya menyusul. Lima fase berikutnya adalah urutan kerja logis yang perlu dikonfirmasi ulang setelah proses discovery di lapangan selesai.
Review dan validasi master plan ini secara keseluruhan, termasuk keputusan soal sistem booking dan pembayaran yang baru, sebelum lanjut ke tahap berikutnya.
Pendalaman teknis modul Stok dan Aset bersama Arya dan Wayan, termasuk kunjungan langsung ke gudang dan pabrik untuk memetakan checkpoint secara presisi.
Pendalaman kebutuhan modul Marketing dan Dashboard Eksekutif bersama Nyoman, Gede Dika, dan tim terkait, termasuk integrasi data dari Shopee, TikTok, dan Meta.
Koordinasi dengan developer yang menangani website dan sistem yang sudah berjalan, supaya transisi data dan akses berjalan mulus tanpa mengganggu operasional.
Kunjungan langsung ke gudang dan pabrik, ngobrol teknis dengan staf POS dan konsinyasi, untuk memetakan checkpoint stok dan parameter aset secara presisi.
SDM self service, Aset barcode dan lelang, Stok per checkpoint, Marketing dashboard, CRM kontak supplier dan distributor, modul ekspor dan pabrik, serta OTA Sync, dibangun sebagai modul terpisah dulu.
Tujuh modul disatukan ke backoffice Caka Group lewat API, ditarik dari Jurnal dan website tiap unit bisnis. Ini titik di mana helicopter view mulai terwujud.
Aktifkan query AI, bangun Coklat Community dan dashboard investor di atas fondasi data yang sudah terhubung.
Pola yang sama diterapkan ke Cocoland, DCB, dan Caulicious, dengan tampilan depan yang disesuaikan masing masing. Sistem booking dan pembayaran untuk DCB dan Cocoland dibangun di fase ini, lalu disambungkan ke backoffice Caka Group lewat data kalender yang sama dipakai untuk sinkron OTA.
Supaya tidak ada area yang jatuh di antara dua kursi, berikut siapa memegang apa.
| Area | Penanggung Jawab |
|---|---|
| SDM | Bagus |
| Stok | Arya, Kepala Gudang |
| Aset Tetap | Wayan |
| Data Marketing | Nyoman & Gede Dika |
| Sistem Digital & Website | Ang, Tim Expert Web Export & Digital |
| Konten Foto & Video | Cahya, dengan arahan Bli Surya |
| Akuntansi & POS Lintas Brand | Pak Dedi, CEO PT CEO |